衛生局的信息科實際上就是衛生局檔案管理科，在這里可以查到衛生系統的有關檔案材料，而且也負責新的信息采集和歸檔。
衛生行政執法文書規范
（2012年9月6日衛生部令第87號公布根據2017年12月26日國家衛生和計劃生育委員會令第18號《國家衛生計生委關于修改〈新食品原料安全性審查管理辦法〉等7件部門規章的決定》修正）
第一章總則
第一條為規范衛生行政執法行為，保障公民、法人和其他組織的合法權益，根據《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國行政強制法》和有關法律法規，制定本規范。
第二條本規范規定的文書適用于監督檢查、監督抽檢、行政強制、行政處罰等衛生行政執法活動。
第三條規范確定的各類文書應當按照規定的要求使用。
除本規范規定的文書樣式外，省級衛生行政機關可以根據工作需要增加相應文書，并報國家衛生計生委備案。
第四條制作的文書應當完整、準確、規范，符合相應的要求。
文書中衛生行政機關的名稱應當填寫機關全稱。
文書本身設定文號的，應當在文書標注的“文號”位置編寫相應的文號，編號方法為：“地區簡稱＋衛＋執法類別＋執法性質＋〔年份〕＋序號”。文書本身設定編號的，應當在文書標注的“編號：”后印制編號，編號方法為：“年份＋序號”。
第二章制作要求
第五條現場使用的文書應當按照規定的格式印制后填寫。兩聯以上的文書應當使用無碳復寫紙印制。
應當用黑色或者藍黑色的水筆或者簽字筆填寫，保證字跡清楚、文字規范、文面清潔。
因書寫錯誤需要對文書進行修改的，應當用杠線劃去修改處，在其上方或者接下處寫上正確內容。對外使用的文書作出修改的，應當在改動處加蓋校對章，或者由對方當事人簽名或者蓋章。
文書也可以按照規范的格式打印。執法過程中需要利用手持移動執法設備現場打印文書的，在文書格式和內容不變的情況下，文書規格大小可以適當調整。
第六條預先設定的文書欄目，應當逐項填寫。摘要填寫的，應當簡明、完整、準確。簽名和注明日期必須清楚無誤。
第七條調查詢問所作的記錄應當具體詳細，涉及案件關鍵事實和重要線索的，應當盡量記錄原話。不得使用推測性詞句，以免發生詞句歧義。
對方位、狀態及程度的描述記錄，應當依次有序、準確清楚。
第八條當場制作的現場筆錄、詢問筆錄、陳述和申辯筆錄、聽證筆錄等文書，應當在記錄完成后注明“以下空白”，當場交由有關當事人審閱或者向當事人宣讀，并由當事人簽字確認。當事人認為記錄有遺漏或者有差錯的，應當提出補充和修改，在改動處簽字或者用指紋、印鑒覆蓋。
當事人認為筆錄所記錄的內容真實無誤的，應當在筆錄上注明“以上筆錄屬實”并簽名。當事人拒不簽名的，應當注明情況。采取行政強制措施時，當事人不到場的，應當邀請見證人到場在現場筆錄上簽名或者蓋章。
第九條各類文書中有關共性欄目的填寫方法：
文書本身設有“當事人”項目的，按照以下要求填寫：是法人或者其他組織的，應當填寫單位的全稱、地址、聯系電話，法定代表人（負責人）的姓名、性別、民族、職務等內容；是個人的，應當填寫姓名、性別、身份證號、民族、住址、聯系電話等內容。“案件來源”按照《衛生行政處罰程序》的規定要求填寫。
文書首頁不夠記錄時，可以續頁記錄，但首頁及續頁均應當有當事人簽名并注明日期。
案由統一寫法為當事人名稱（姓名）＋具體違法行為＋案。如有多個違法行為，以主要的違法行為作為案由。文書本身設有“當事人”項目的，在填寫案由時可以省略有關當事人的內容。
第十條對外使用的文書本身設定簽收欄的，在直接送達的情況下，應當由當事人直接簽收。沒有設定的，一般應當使用送達回執。
第十一條產品樣品采樣記錄，是采集用于鑒定檢驗的健康相關產品及其他產品的書面記錄。
采樣記錄應當寫明被采樣人、采樣地址、采樣方法、采樣時間、采樣目的等內容。
樣品基本情況應當寫明樣品名稱、樣品規格、樣品數量、樣品包裝狀況或者儲存條件、樣品的生產日期及批號、樣品標注的生產或者進口代理單位、采集樣品的具體地點。
第十二條非產品樣品采樣記錄，是從有關場所采集鑒定檢驗用樣品的書面記錄。
非產品樣品采樣記錄應當寫明被采樣人、采樣地點、采樣方法、采樣時間、采樣目的、采樣設備或者儀器名稱、采集樣品名稱、編號及份數。
此外，還應當對被采集樣品的物品或者場所的狀況進行客觀的描述。
第十三條產品樣品確認告知書，是實施衛生監督抽檢的衛生行政機關為確認產品的真實生產或者進口代理單位，向標簽標注的生產或者進口代理單位發出的文書。
告知書應當寫明樣品的基本情況，采樣日期、被采樣單位或者地址、樣品標識的生產或者進口代理單位及地址、生產日期或者批號、標識、規格、樣品名稱等內容。還應當告知確認的方式、時間、地點、聯系人、聯系電話、聯系地址和郵政編碼等，并告知逾期未回復確認的，視為對樣品真實性無異議。
第十四條檢驗結果告知書，是衛生行政機關將抽檢不合格樣品的檢驗結果告知相應當事人的文書。
告知書應當寫明被檢驗的產品或者其他物品的名稱，檢驗結果不符合國家有關衛生標準規定的情況，并告知當事人依照規定是否有申請復核的權利及提出復核申請的期限等內容。
第十五條衛生監督意見書，是衛生行政機關制作的對被監督單位或者個人具有指導性或者指令性作用的文書。
對存在違法事實，依法需要責令改正的，應當寫明法律依據、改正期限及責令改正意見等內容。
第十六條衛生行政執法事項審批表，是在作出證據先行登記保存、行政強制、行政處罰等行政決定前，由衛生行政機關負責人對擬作出的行政決定意見進行審查，并簽署審批意見的文書。也適用于因情況緊急需要當場實施行政強制措施，事后補辦批準手續的情形。
審批表應當寫明當事人、案由、申請審批事項、承辦人處理意見、審核意見及部門負責人審批意見等。
申請行政處罰審批時，申請審批事項中應當寫明主要違法事實、證據、處罰理由及依據。申請證據先行登記保存、行政強制審批時，申請審批事項中應當寫明原因及依據。
第十七條衛生行政控制決定書，是衛生行政機關發現當事人生產經營的產品或者場所已經或者可能對人體健康產生危害，需要對物品或者場所采取控制措施時發出的文書。
決定書應當寫明當事人全稱、控制的原因、控制的法律依據和作出處理決定的期限，對控制的物品或者場所應當寫明物品或者場所的名稱、控制地點、控制方式等內容。
第十八條解除衛生行政控制決定書，是衛生行政機關確認被控制的物品或者場所不能或者不可能對人體健康構成危害時，決定對被控制的物品或者場所解除控制時發出的文書。
決定書應當寫明當事人全稱及控制文書作出的時間及文號。
第十九條查封、扣押決定書，是衛生行政機關為制止違法行為、防止證據毀損、避免危害發生、控制危險擴大，依法對涉案的場所、設施或者財物采取查封、扣押措施時發出的文書。
決定書中應當寫明當事人的姓名或者名稱、地址，查封、扣押的理由、依據和期限，查封、扣押場所、設施或者財物的名稱、數量等，并告知當事人申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限。
對物品需要進行檢測、檢驗、檢疫或者技術鑒定的，應當告知當事人所需的時間，同時告知查封、扣押的期間不包括檢測、檢驗、檢疫或者技術鑒定的期間。
第二十條查封、扣押處理決定書，是衛生行政機關在規定的期限內對被采取查封、扣押行政強制措施的場所、設施或者財物作出處理決定時發出的文書。
處理決定書應當寫明當事人的姓名或者名稱，查封扣押決定書作出的時間、文號及具體處理意見。
第二十一條查封、扣押延期通知書，是因案情復雜，需要延長查封、扣押期限時發出的文書。
延期通知書應當寫明當事人的姓名或者名稱，查封扣押的期限，并說明理由。
第二十二條物品清單，是作出查封、扣押、沒收物品等行政決定時，附于查封、扣押決定書，行政處罰決定書等文書后，用于登記相關物品所使用的文書。
物品清單應當注明被附文書的名稱及文號，并寫明物品名稱、數量、生產或進口代理單位、生產日期及批號等內容，由當事人、案件承辦人簽名。
第二十三條公告，是指衛生行政機關為制止違法行為或者防止危害后果擴大，對當事人的違法行為依法采取執法行為并需要公眾知曉或者配合時使用的文書。
公告應當寫明違法當事人的姓名或者名稱、地點、違法事實、違反的法律條款、處理依據及時間。公告的紙張規格大小可以根據實際需要確定。
第二十四條封條，是為調查取證、保存證據或者防止危害進一步擴大等，對特定生產經營場所、物品等采取臨時停止使用，以及禁止銷售、轉移、損毀、隱匿物品等措施時使用的文書。
封條上應當注明日期和期限，并加蓋公章。封條的規格可以根據實際需要確定。
第二十五條案件受理記錄，是對檢查發現、群眾檢舉或者控告，上級衛生行政機關交辦、下級衛生行政機關報請、有關部門移送來的案件，按照規定的權限和程序辦理案件受理手續，所作的文字記錄。
案發單位或者個人的信息應當根據所獲得的信息填寫。
案情摘要應當寫明主要違法事實，包括案發時間、案發地點、重要證據及造成的危害和影響等內容。
負責人意見，是負責人對案件的處理意見。
第二十六條立案報告，是對受理的案件進行初步核實后，確認有違法事實，屬于本機關管轄，并需給予行政處罰的，為了對案件展開調查，向主管衛生行政機關負責人或主管科（處、室）負責人提出的書面報告。
案情摘要應當按照性質和程度，由大到小、從重到輕加以排列，逐個羅列事實并加以簡要說明。同時要指明當事人涉嫌違反的具體法律條款。
負責人審批意見，是負責人對查處案件的批示，如是否批準立案，對批準立案的應當確定承辦人員。
第二十七條案件移送書，是將不屬于本單位或者本部門管轄的案件，移送有關單位或者部門處理的文書。
案件移送書應當寫明移送案件的受理時間、案由、移送原因、移送的法律依據。
衛生行政機關應當將案件材料一并移送，并做好交接記錄。
第二十八條現場筆錄，是在案件調查、現場監督檢查或者采取行政強制措施過程中，對與案件有關的現場環境、場所、設施、物品、人員、生產經營過程等進行現場檢查時作的記錄。
檢查時間指在現場檢查的具體時間，起止時間應當寫明：年、月、日、時、分至幾時幾分。
檢查地點應當寫明現場檢查的具體方位和具體地點。
檢查內容記錄要將現場監督檢查涉及案件事實的有關情況準確、客觀地記錄下來。
第二十九條詢問筆錄，是為查明案件事實，收集證據，而向案件當事人、證人或者其他有關人員調查了解有關情況時作的記錄。
被詢問人的基本情況應當記錄姓名、性別、年齡、住址（聯系地址）、身份證號等。
詢問時間應當寫明起止時間。
詢問地點應當寫明具體地點。
詢問內容應當記錄被詢問人提供的與案件有關的全部情況，包括案件發生的時間、地點、事實經過、因果關系、后果等。
第三十條證據先行登記保存決定書，是要求當事人對需要保全的證據在登記造冊后進行保管的文書。
決定書應當寫明保存方式、保存期限、保存地點以及保存證據的有關內容。
第三十一條證據先行登記保存處理決定書，是衛生行政機關在規定的期限內對被保存的證據作出處理決定的文書。
處理決定書應當寫明當事人全稱，保存決定書作出的時間、文號及具體處理決定。
第三十二條案件調查終結報告，是案件調查終結后，承辦人就案情事實、對所調查問題性質的認識、對當事人責任的分析、對當事人的處理意見等，以書面形式向領導或者有關部門所做的正式報告。
承辦機構指負主要責任辦理該案件的機構，如科（處、室）等。承辦人，指負責辦理該案件的衛生監督員。
案情及違法事實應當簡明扼要，寫明案件的經過和結果，違反的法律條款等。
相關證據應當列明已經查證屬實的，與案件有關的所有證據。
爭議要點，既應當寫明當事人與承辦人之間對案情事實的不同觀點，也應當表明承辦人之間對案件的不同意見。如無爭議則寫“無”。
處理建議，經過調查，據以立案的違法事實并不存在，應當寫明建議終結調查并結案等內容。需要給予行政處罰的，應當寫明擬實施行政處罰的種類、幅度及法律依據等。
負責人意見，應當寫明是否同意調查終結的意見，對需要合議的案件應當提出進行合議的具體意見。
第三十三條合議記錄，是對擬適用聽證程序的行政處罰或其他重大行政處罰案件在調查終結后，組織有關人員對案件進行綜合分析、審議時記錄的文字材料。
合議記錄應當寫明案由、合議主持人、參加合議人員、合議時間、合議地點等內容。
合議記錄應當包括：違法事實、相關證據、處罰依據、合議建議。對不同的合議意見，應當如實記錄。
合議結束后，所有參加合議人員都應當在每頁合議記錄上簽名并注明日期。
第三十四條行政處罰事先告知書，是在作出行政處罰決定前，告知當事人將要作出的行政處罰決定的事實、理由、依據以及當事人依法應當享有的權利的文書。
事先告知書應當寫明當事人的違法行為、違反的法律條款、將要作出的行政處罰決定的法律依據、行政處罰的種類和幅度，告知當事人享有的陳述和申辯的權利，適用聽證的還應當告知當事人享有要求舉行聽證的權利及法定期限，并注明聯系人、聯系電話、地址等。
在當事人表明放棄陳述和申辯權或者放棄聽證權時，應當請當事人在“當事人意見記錄”處寫明“放棄陳述和申辯權”或者“放棄聽證權”等內容。
第三十五條陳述和申辯筆錄，是對當事人及陳述申辯人陳述事實、理由和申辯內容的記錄。
當事人委托陳述申辯人的，應當寫明受委托的陳述申辯人的姓名、性別、職務、現在工作單位等。受委托的陳述申辯人應當出具當事人的委托書。
應當寫明陳述和申辯的地點和時間。
應當盡可能記錄陳述申辯人原話，不能記錄原話的，記錄應當真實反映陳述申辯人原意。
第三十六條陳述和申辯復核意見書，是對當事人提出的事實、理由和證據進行復核的記錄。
復核意見書應當寫明陳述申辯人的姓名、陳述和申辯的理由和證據，以及復核人和承辦機構的意見。當事人收到催告書后所進行的陳述和申辯的復核，應當在復核意見書中寫明衛生行政機關的意見。
第三十七條行政處罰聽證通知書，是經有權要求舉行聽證的當事人提出，衛生行政機關決定舉行聽證時向當事人發出的書面通知。
通知書應當寫明舉行聽證的時間、地點、聽證方式、聽證組成人員、申請回避的權利、聽證機關的聯系方式等。
第三十八條聽證筆錄，是對聽證過程和內容的記錄。
當事人委托代理人的，應當寫明代理人的姓名、性別、職務、現在工作單位等。委托代理人應當出具當事人的委托書。
筆錄應當寫明案件承辦人、聽證員、聽證主持人、書記員、聽證方式、聽證地點、聽證時間、案由等內容。
記錄應當寫明案件承辦人提出的事實、證據和行政處罰建議，當事人陳述、申辯等內容。
所有參加聽證的人員都應當在每頁筆錄上簽名并注明日期。
第三十九條聽證意見書，是聽證結束后，就聽證情況及聽證人員對該案件的意見，以書面形式向負責人或者有關部門所做的正式報告。
對當事人和案件承辦人的陳述應當抓住要點，歸納概括。聽證人員意見是評議后對案件認定的違法事實是否清楚，證據是否確鑿和適用法律是否正確、處罰裁量是否合理等提出的意見。
負責人意見是負責人對聽證人員意見的具體批示。這里的負責人，可以是衛生行政機關的負責人，也可以是經授權的有關主管科（處、室）負責人。
第四十條行政處罰決定書，是對事實清楚、證據確鑿的衛生違法案件，根據情節輕重依法作出行政處罰決定的文書。
被處罰人是單位的，填寫單位全稱，以及法定代表人（負責人）、衛生許可證件或者營業執照號碼等內容；是個人的，填寫姓名，并注明身份證號。同時，還應當寫明被處罰人的地（住）址。
決定書應當寫明查實的違法事實、相關證據、違反的法律條款、行政處罰依據、理由以及行政處罰決定的內容。決定書還應當將有關告知事項交代清楚，如罰款繳往單位和繳納期限，復議和訴訟的途徑、方法和期限等。
第四十一條當場行政處罰決定書，是對案情簡單、違法事實清楚、證據確鑿的違法案件依法當場作出處罰決定的文書。
當場行政處罰決定書的填寫與一般程序行政處罰決定書的要求基本相同。
第四十二條送達回執，是將行政執法文書送交有關當事人后證明受送達人已收到的憑證。
送達回執用于直接送達、郵寄送達、留置送達等方式。
送達回執應當寫明受送達人、送達機關、送達文件名稱及文號、送達地點等內容。
在直接送達時當事人拒絕簽收而采用留置送達方式的，應當在備注欄說明有關情況，并記錄留置送達的過程。
第四十三條催告書，是衛生行政機關作出申請強制執行決定前，事先催告當事人履行法定義務時發出的文書。
催告書應當寫明履行法定義務的期限、方式，涉及金錢給付的，應當注明明確的金額和給付方式，并告知當事人依法享有陳述和申辯的權利。
第四十四條強制執行申請書，是當事人在法定期限內不申請行政復議或者提起行政訴訟，又不履行行政決定的，經依法催告仍未履行，衛生行政機關申請人民法院強制執行時提交給人民法院的書面申請。
申請書中的“（）”內填寫行政決定的名稱、文號或者編號。申請書應當寫明當事人基本情況及申請執行的內容，由衛生行政機關負責人簽名，加蓋衛生行政機關印章并注明日期。
第四十五條結案報告，是對立案調查的案件，在行政處罰決定履行或者執行后，或者不作行政處罰的案件，報請負責人批準結案的文書。結案報告應當填寫當事人、立案日期、案由等，給予行政處罰的應當寫明行政處罰決定書文號、執行方式、執行日期、執行結果（如未執行或者未完全執行的需說明原因）等內容，不予行政處罰的應當寫明理由。
第四十六條續頁，是接在各類衛生行政執法文書后面完成相關記錄內容時所使用的文書。
使用續頁應當寫明所接執法文書的名稱，有相關人員簽字并注明頁碼、日期。
第四十七條衛生行政執法建議書，是衛生行政機關為促進依法履職、規范執法，在日常監督檢查和稽查過程中，結合執法辦案，建議下級衛生行政機關及其衛生監督機構完善制度和工作機制，加強內部管理，改進工作、消除隱患，促進執法監管水平提高時發出的文書。
衛生行政執法建議書應當寫明提出建議的起因，在日常監督檢查和案件調查處理過程中發現的需要重視和解決的問題，對問題產生原因的分析，并依據法律法規及有關規定提出的具體建議、意見，以及其他需要說明的事項。
第三章執法文書管理
第四十八條各級衛生行政機關應當加強對衛生行政執法文書的管理，制定相應的管理制度，落實專人負責管理。
為提高工作效率，現場使用的執法文書可以提前加蓋印章，并做好領用登記管理。
第四十九條衛生行政執法案卷材料應當按照一案一卷形式進行裝訂，每卷順序按照有關材料形成的時間先后順序排列。
第四章附則
第五十條本規范由國家衛生計生委負責解釋。
第五十一條本規范自2012年12月1日起施行。2002年12月18日衛生部發布的《衛生行政執法文書規范》同時廢止。實施衛生行政許可，按照《衛生行政許可管理辦法》及衛生行政許可文書樣本執行。
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